AI×VBAで実現した業務改善——4時間のExcel作業を30分まで大幅削減

今回は、営業事務の現場で抱えていたExcel作業を、AIとVBAで自ら改善したAmiさんにお話を伺いました。プログラミング未経験の不安から、年間約47時間を削減する仕組みを形にするまでの変化をたどります。

Amiさんプロフィール：人材派遣・人材紹介業界で営業事務に従事し、前職では自動車業界の品質管理を担当。プログラミング未経験からcode4bizを受講し、AIへの質問方法と業務改善の進め方を学んだ。Excelシート作成や定期更新を自動化し、年間約47時間の削減が見込めるVBAツールを制作。現在は、身につけた業務改善の力を副業にも広げる可能性を探っている。

時間のかかる営業事務の定例業務に課題があった

ーー現在のお仕事とこれまでのキャリアを教えてください。

Ami：現在は、人材派遣・人材紹介の業界で営業事務をしています。営業担当を支える事務業務に携わっていて、Excelで資料をまとめたり、社内のシステムへ情報を入力したりする仕事が中心です。

前職では、自動車業界で品質管理を担当していました。業界も役割も変わりましたが、正確に情報を扱い、業務を滞りなく進めることは、今の仕事にもつながっていると感じます。

ーー日々の業務ではどのような課題がありましたか？

Ami：定例業務では、ExcelのVLOOKUP関数で必要なデータを探し、営業担当が確認しやすいフォーマットへまとめる作業がありました。VLOOKUP関数は、検索条件に合う情報を別の表から探して取り出す機能ですが、Excelで集計した後に、会社のシステムへ同じような情報を再び入力する作業が多く、どうしても時間がかかっていました。

このような入力・転記の作業は時間がかかるだけでなく、手作業による入力ミスも起こり得ることが課題でした。毎回同じ手順を繰り返す仕事だからこそ、自動化できれば負担を減らせるのではないかと考えていました。

100万円以上の見積もりを見て自分で改善するというマインドへ

ーー業務改善をしたいと思うきっかけは何かあったんですか？

Ami：前職で業務改善の仕組みを外部へ依頼しようとした時に、100万円以上かかるという見積もりが出てきたんですよね。結局、費用の面で社内の承認を得ることが難しく、実施を見送った経験があります。

改善したい内容はあっても、予算の面で厳しい。それなら、自分で改善できる力を身につけられないかと思うようになりました。ですが、VBAやGASを学ぼうとしたものの、当時はコードを書いて仕組みを完成させるところまで進めませんでした。

ただ、Copilotに簡単な処理を作ってもらった経験があったので、AIに助けてもらえば自分にもできるかもしれないとは漠然と感じていました。

ーー今回、数あるスクールの中でcode4bizを選んだ決め手は何でしたか？

Ami：受講前からAIに関する動画を見ていて、無料セミナーにも参加しました。そこで、AIは日々の業務を効率化するだけでなく、アプリのような仕組みまで作れると知ったんです。プログラミング経験のない自分でも、できることが広がりそうだとワクワクしました。

業務効率化だけでなく、自分でアプリを形にするところまで学べることが、受講の決め手になりました。以前から改善したかった仕事を題材にしながら学べるなら、実際の成果につなげられると思いました。

「何を聞けば良いか分からない」から、AIに聞いて自走できる状態へ

ーー実際に受講してみてどのような変化がありましたか？

Ami：受講前は、分からないことが多すぎて、何を質問すればよいのかも分からない状態でした。質問の内容が合っているのか、相手にきちんと伝わるのかという不安もありました。

AIへの聞き方を学んだことで、今は『分からなければ聞けば進める』と思えるようになり、不安はほとんどなくなりました。目的や困っていることを整理して伝えると、AIから返ってくる答えも変わります。これはAIだけでなく、人と仕事をするときのコミュニケーションにも役立つ学びでした。

ーーAmiさんは積極的に勉強会やセミナーに参加していましたが、学習にどう役立ちましたか？

Ami：予定が合う勉強会やセミナーには、できるだけ参加していました。学習が思うように進まない時期があっても、同じように取り組む人たちの様子を見ると、もう一度やってみようと思えたんです。

定期的に学ぶ場へ参加できたことが、モチベーションを保つ大きな支えになりました。分からないことをそのままにせず、試したうえで質問する流れも身につきました。作れるものが増えるほど、次はこれを作りたいという気持ちも強くなっています。

VBAで4時間かかっていたExcel業務を自動化して30分に削減。

ーー講座受講後はどのような業務改善ができましたか？

Ami：受講前から改善したかったExcel業務を、VBAで自動化しました。VBAは、Excelなどの定型作業をまとめて自動実行するために使われる仕組みです。Excelシートを作る作業は4時間から30分に短縮でき、定期更新も1時間から10分で終えられるようになりました。

合計すると、年間約47時間を削減できる見込みです。作業時間を減らせるだけでなく、同じ手順を自動で進めることで、手入力によるミスを減らせる点も大きいと感じています。ずっと作りたいと思っていたものが形になったときは、本当にうれしかったです。

ーー他にも改善できた業務はありますか？

Ami：Outlookで受け取ったメールの内容をExcelへ転記し、その情報をもとにひな形を作って、Outlookから送信するところまでつなぐマクロも作りました。複数の操作を一つの流れとして自動化できたことで、毎回同じ作業を手で繰り返す必要がなくなりました。

完成したツールは、以前いた部署の同僚へ共有するところまで進められました。その後も継続して使われているかまでは確認できていませんが、自分が感じていた不便を仕組みに変え、ほかの人へ渡せたことは大きな経験になりました。

業務改善の経験を活かして次なるキャリアアップへ

ーーこれから身につけた力をどのように生かしたいですか？

Ami：今後は、業務改善に関わる仕事を副業にも広げていきたいと考えています。準備は始めていますが、仕事の受注はまだこれからです。現段階で実績として言えるのは、まず自分の業務を改善する仕組みを作れたことだと思っています。

受講前と比べて、できることの幅が広がり、これからの働き方を以前より具体的に考えられるようになりました。まだ見えていない部分もありますが、身近な課題を一つずつ形にしながら、業務改善の経験を仕事へつなげていきたいです。

ーー受講を検討している方へメッセージをお願いします。

Ami：迷っているなら、早く始めた方がいいと思います。やろうかどうか悩んでいる間は、できることも増えていきません。私自身、最初は何が分からないのかも分からない状態でしたが、学び始めたことで質問の仕方が分かり、作りたかった業務改善ツールまで完成させられました。

最初から一人で全部理解しようとせず、分からないことはAIに聞きながら、それでもわからないときは講師やメンターに質問しながら、一歩ずつ進めれば大丈夫です。まず始めて、試してみる。その積み重ねが、自分にも作れるという実感につながると思います。